Automatisierung hochgradig individueller Geschäftsprozesse: Komplexität ist kein Hindernis
Viele Unternehmen arbeiten mit Geschäftsprozessen, die im Laufe der Zeit individuell angepasst wurden, um spezielle Anforderungen zu erfüllen. Die gängige Annahme? Diese Abläufe sind zu komplex, um automatisiert zu werden. Das Ergebnis: Teams bleiben in manuellen Routinen gefangen und glauben, dass Automatisierung nur bei einfachen, wiederkehrenden Aufgaben funktioniert.
Doch das stimmt so nicht. Auch maßgeschneiderte Prozesse folgen bestimmten Mustern, Regeln und Abläufen, die – mit dem richtigen Ansatz – erfolgreich automatisiert werden können. Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und bessere Ergebnisse, ohne die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu gefährden.
Warum Automatisierung bei individuellen Prozessen oft nicht in Betracht gezogen wird
Wenn Prozesse viele Ausnahmen, Abhängigkeiten oder manuelle Entscheidungen beinhalten, entstehen häufig folgende Missverständnisse:
„Unsere Prozesse sind zu individuell für Automatisierung.“
Die Anpassungen, die die Abläufe wertvoll machen, werden oft als zu komplex für Automatisierung angesehen.„Automatisierung erfordert KI oder hochentwickelte Technologien.“
Obwohl KI in bestimmten Fällen hilfreich ist, lassen sich viele Prozesse mit bestehenden Tools und klar definierten Regeln automatisieren.„Das würde unsere laufenden Prozesse stören.“
Die Sorge vor Störungen führt dazu, dass Automatisierung verschoben wird, selbst wenn kleine Verbesserungen bereits erheblichen Mehrwert bieten könnten.
Dieses Zögern führt dazu, dass Potenziale ungenutzt bleiben, während Teams Aufgaben übernehmen, die längst automatisiert werden könnten.
Die Realität: Komplexe Prozesse sind nicht „unautomatisierbar“
Auch anspruchsvolle, individuelle Abläufe haben meist zwei Gemeinsamkeiten:
- Eine verborgene Struktur: Hinter den Anpassungen stecken oft wiederkehrende Abläufe, Regeln oder Entscheidungspunkte.
Wiederkehrende Elemente: Selbst individuelle Prozesse enthalten Schritte, die sich in verschiedenen Szenarien, Teams oder Regionen wiederholen.
Automatisierung muss nicht den gesamten Prozess ersetzen. Sie kann gezielt dort ansetzen, wo Abläufe wiederholbar und vorhersehbar sind, und Raum für manuelle Entscheidungen lassen, wenn Ausnahmen auftreten.
Das zeigen Beispiele wie individuelle Freigabeprozesse, mehrstufige Bestellabläufe oder regionsspezifische Berichte. Während einige Teile dieser Abläufe individuell sind, folgen viele Komponenten – wie Validierungen, Dateneingaben oder Benachrichtigungen – klaren Mustern. Durch die Automatisierung dieser Bereiche lässt sich bereits echter Mehrwert schaffen, ohne den gesamten Workflow zu verändern.
Schrittweise automatisieren: Ein praktischer Ansatz
Wenn ein Prozess „zu komplex“ erscheint, hilft es, ihn in kleinere Schritte zu zerlegen. So können Sie dabei vorgehen:
Identifizieren Sie wiederkehrende Schritte:
Analysieren Sie den Prozess und finden Sie die Schritte, die auf klaren Regeln basieren oder regelmäßig auftreten. Diese eignen sich am besten für die Automatisierung.Mit kleinen Verbesserungen starten:
Beginnen Sie mit einem ersten Schritt – wie Freigaben oder Benachrichtigungen – der Zeit spart, ohne den gesamten Ablauf zu stören.Bestehende Systeme einbinden:
Setzen Sie auf Tools, die nahtlos mit bestehenden Systemen zusammenarbeiten, um Prozesse zu verbessern, anstatt sie zu ersetzen.Ausnahmen einplanen:
Automatisierungen sollten die Standardfälle abdecken, während komplexe Sonderfälle manuell bearbeitet werden können.Testen und iterativ verbessern:
Pilotieren Sie die Automatisierung zunächst in kleinem Umfang. Passen Sie sie basierend auf dem Feedback an und erweitern Sie schrittweise.
Automatisierung, die funktioniert – ohne unnötige Komplexität
The reality is that most customized processes don’t need complex AI or machine learning to automate effectively. Well-designed workflow automation tools, system integrations, and custom logic can go a long way in reducing manual effort and improving accuracy.
Der Schlüssel liegt darin, dort anzusetzen, wo es zählt: Kleine, praktische Schritte, die Zeit sparen, Fehler verringern und kontinuierliche Verbesserungen ermöglichen. Über die Zeit summieren sich diese Erfolge zu spürbaren Veränderungen, selbst in hochgradig individuellen Abläufen.
Ein Praxisbeispiel: Automatisierung eines komplexen Prozesses
Ein Kunde aus der Manufakturbranche stand vor der Herausforderung, Preis- und Marketingetiketten für Fahrzeuge in verschiedenen internationalen Märkten zu verwalten. Der Prozess war stark angepasst und geprägt von:
Hochspezifischen Anforderungen in den jeweiligen Regionen.
Mangelnder Systemintegration, wodurch Teams isoliert arbeiteten.
Desktop-basierten Tools, die eine teamübergreifende Zusammenarbeit erschwerten.
Dies war kein einfacher, wiederholbarer Prozess – sondern ein spezialisiertes System mit vielen Abhängigkeiten und lokalen Ausnahmen.
Die Lösung: Ein flexibles, zentrales Managementsystem, das:
Ein kleines Team in die Lage versetzte, mehrere Fahrzeugmodelle und Märkte effizient zu verwalten.
Zuvor isolierte Systeme miteinander vernetzte und so einen klaren, einheitlichen Workflow schuf.
Die Zusammenarbeit durch gemeinsamen Zugriff und standardisierte Konfigurationen verbesserte und so die Genauigkeit sicherstellte.
Durch die gezielte Automatisierung der kritischen Bereiche des Prozesses entstand ein zuverlässiger, klarer Workflow – ohne die notwendige Flexibilität zu verlieren.
Fazit: Komplexe Prozesse sind automatisierbar
Individuelle Abläufe schließen Automatisierung nicht aus: Selbst maßgeschneiderte Workflows enthalten Muster und Schritte, die sich automatisieren lassen, ohne die Anforderungen zu beeinträchtigen.
Starten Sie klein und praktisch: Automatisieren Sie zunächst wiederkehrende Aufgaben wie Validierungen, Benachrichtigungen oder Dateneingaben.
Nicht jedes Problem braucht KI: Oft genügen bestehende Tools und Integrationen, um effektive Automatisierungen zu erreichen.
Denken Sie neu: Was ist wirklich „zu komplex für Automatisierung“?
Auch individuelle, hochkomplexe Prozesse bieten Potenzial zur Automatisierung. Es geht darum, die Möglichkeiten zu erkennen, statt vorschnell an deren Grenzen zu glauben. Wer sich auf wiederholbare Abläufe konzentriert, bestehende Systeme sinnvoll ergänzt und klein startet, kann manuellen Aufwand reduzieren und schrittweise echte Verbesserungen erzielen.
Falls Sie erfahren möchten, wo Sie anfangen können oder welche Bereiche Ihres Prozesses automatisiert werden könnten, dann stehen wir Ihnen zum Austausch gerne zur Verfügung. Oft sind die Möglichkeiten größer als gedacht.
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